2019-09-17
Учетные регистры, формы бухгалтерского учета. Организация ...

О пользе. Учетные регистры и формы бухгалтерского учета. Какими теперь должны быть ваши регистры бухучета

Любой документ, в том числе и бухгалтерский, представляет собой группу элементов – реквизитов. Расположенные определенным образом, реквизиты образуют структуру документа и регламентируются ГОСТ. Общее число возможных реквизитов – 30. Бухгалтерские документы и их реквизиты прописаны в ФЗ №402 от 31-12-17 «О бухучете». Различают обязательные и необязательные (дополнительные) реквизиты бухгалтерской документации.

Документы, регистры и реквизиты

Всякий факт хозяйственной жизни организации нуждается в подтверждении. Им служит надлежащим образом оформленный первичный бухгалтерский документ. Право на совершение хозяйственной операции также может регламентироваться документально. Роль первичных документов исключительно велика, однако его показатели — реквизиты — не все имеют различное значение и вес в структуре первичных учетных данных.

В ст. 9-2 ФЗ №402 перечислены основные реквизиты бухгалтерских документов:

  1. Наименование документа (формы): , акт на списание материалов, и др.
  2. Название организации.
  3. Единицы измерения.
  4. Измерители — стоимостные, вещественные.
  5. Содержание документа, суть факта хозяйственной жизни, который он фиксирует.
  6. Календарная дата его составления.
  7. Должности ответственных за события хозяйственной жизни, отраженные в документе.
  8. Подписи с расшифровкой фамилии и инициалов, которые визуально считываются и идентифицируются.

Без наличия основных реквизитов или их части любой документ теряет юридическую силу и подтверждающим являться не будет.

Кроме первичной документации, существуют и учетные регистры бухгалтерии, назначение которых – группировать первоначально учтенные данные. Обязательными в этом случае, согласно ст. 10-4 ФЗ №402, будут:

  • наименование регистра;
  • название организации;
  • период, за который вносятся данные, или время ведения;
  • вид группировки (систематическая, хронологическая);
  • стоимостной показатель, в каких единицах он выражен;
  • должности ответственных за ведение регистра;
  • подписи с расшифровкой.

Как видно из приведенных данных, значительная часть обязательных реквизитов в обоих случаях совпадает.

Часто в целях более полного раскрытия учетной информации требуется вводить дополнительные реквизиты – номер документа, банковские данные и др., без которых невозможно провести корректный платеж или отследить движение денежных средств, основание операции и др. Они отражают особенности хозяйственных операций по различным участкам учета.

Существуют типовые формы бухгалтерских документов и регистров, в которых представлены все необходимые реквизиты. Организация имеет право разрабатывать и собственные учетные формы, если в типовых бланках необходимые им отсутствуют, с соблюдением законодательных норм. Кроме того, в утвержденные учетные формы имеется возможность внести собственные изменения, добавив те или иные важные для организации реквизиты. При этом произвольное изъятие реквизитов унифицированной формы не допускается.

Внимание! Изменения в типовые формы и бланки необходимо отразить в учетной политике, с приложением образцов бланков и скорректированных форм по ОКУД.

Первичные документы и практика их использования

Бухгалтерская и налоговая отчетность формируется на основании одних и тех же первичных данных бухгалтерских документов. Ошибки и недочеты при заполнении реквизитов могут не только исказить бухгалтерскую отчетность, но и привести к конфликтам с ИФНС, претензиям со стороны фискальных органов к составленным декларациям по налогам. Возникают проблемы и во взаиморасчетах контрагентов, отказ в оплате поставки товаров, оказанных услуг, работ. Об этом свидетельствует и судебная практика.

Некоторые спорные ситуации, возникающие в сфере применения первичных документов и их реквизитов, рассмотрены ниже:

  1. Отсутствие первичного документа как такового.
    Например: поставка продукции, не оформленная актом приема-передачи, накладной, а отраженная лишь в счете-фактуре, является неподтвержденной. Налицо отсутствие необходимых реквизитов: счет-фактура оформляется в одностороннем порядке, подписи ответственных лиц, представляющих интересы покупателя, в нем отсутствуют. Наличие остальных обязательных реквизитов, как то содержание операции, ее количественные показатели, подписи ответственных лиц продавца, не подтверждает факт хозяйственной жизни – поставку. Отрицательное решение по иску вынес, в частности, Арбитражный суд СЗО 05-06-17 (пост. №Ф07-4084/2017). Акты сверки расчетов без подтверждающих первичных документов также не принимаются судом как неоспоримое доказательство факта хозяйственной жизни.
  2. Внимание!
    Факт оказания услуг можно подтвердить и без первичного документа, в привычной его форме. Так, в случае, когда компания, сделав заказ на консультационные услуги и внеся за него предоплату, впоследствии отказалась от сотрудничества и потребовала вернуть деньги, суд в иске отказал. Основанием послужили доказательства оказания таких услуг поставщиком: заключение экспертов компании и рекомендации ее специалистов клиенту, предоставленные в электронной форме. Указанные документы в данном случае сыграли роль первичных, и реквизиты, содержащиеся в них, подтвердили факт хозяйственной жизни (Пост. Арбитр. суда МО №Ф05-19640/2017).

  3. Ошибки и отсутствие реквизитов документа,
    не помешавшие корректно идентифицировать продавца и покупателя, наименование предмета хозяйственной операции, стоимость сделки, другие важные данные, необходимые для расчета налога, не являются препятствием для включения операции в расчеты по НДС (письмо ГД-4-3/2104 ФНС от 12-02-15 и арбитражная судебная практика).
  4. Проблемы с подписью.
    Ложная подпись и факсимиле в «первичке» не подтверждают сделку. В первом случае Определение Верх. Суда №302-КГ16-8902 от 01-08-16 и содержащийся в нем вывод очевидны: обязательный реквизит был подделан, а значит, факт, позволяющий уменьшить налогооблагаемую базу, не доказан. Факсимиле же не указано и в ФЗ №402. Речь в Законе идет о собственноручной подписи ответственных специалистов с инициалами, иных реквизитах, позволяющих точно определить факт подписания документа именно тем человеком, кто несет за него ответственность. Факсимиле, по мнению контролирующих органов, к «иным» отношения не имеет (письмо Минфина №03-03-06/1/81951 от 08-12-17).

Внимание!
По вопросу применения факсимиле в «первичке» единого мнения судебной практикой не выработано. Избегнуть невыгодных для организации ситуаций можно, отказавшись от применения факсимиле в первичной документации.

Исправления в реквизитах документа

ФЗ №402 (ст. 9-7) в общем случае позволяет исправлять первичные документы. Неверную информацию зачеркивают так, чтобы она была читаемой, а рядом пишут скорректированные данные, с пометкой «исправлено» (согласно положению Минфина №105 от 29-07-83). При этом указанная статья ФЗ требует при исправлении проставлять дату и подпись исполнителя исправления таким образом, чтобы различить его фамилию и первые буквы имени, фамилии.

Главное

  1. Реквизиты бухгалтерского документа делятся на обязательные и дополнительные.
  2. Без первых он теряет законную силу, тогда как вторые уточняют уже внесенные основные данные.
  3. Реквизиты должны быть внесены так, чтобы информация о факте хозяйственной жизни читалась однозначно, в противном случае могут возникать разногласия с партнерами по бизнесу и контролирующими органами.
  4. Исправления в реквизитах документа при необходимости вносятся так, чтобы были видны исправляемая сумма, дата и данные ответственного за исправление лица.

Чем поможет эта статья:
Вы проверите, надо ли вам корректировать что-то в тех регистрах бухучета, которые вы ведете. К примеру, в Главной книге, оборотно-сальдовой или какой-то другой бухгалтерской ведомости.

От чего убережет:
Если в бланке регистра не будет какого-то обязательного реквизита, налоговики могут не принять такой документ, как подтверждающий расходы.

Какие формы бухгалтерских регистров можно использовать

Если ваша компания на упрощенке

Теперь вы можете использовать строго те формы регистров, которые утвердил руководитель компании. Об этом сказано в пункте 5 статьи 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Но сразу успокоим. Это вовсе не значит, что все те бланки, которыми вы пользовались прежде, больше применять нельзя. Конечно можно.

Тем более никаких сложностей у вас не возникнет, если все регистры вы ведете в компьютерной программе, то есть в электронном виде. Как правило, разработчик софта сам следит за изменениями в законодательстве и при необходимости корректирует программу. Поэтому можете взять формы регистров прямо оттуда и закрепить их в учетной политике.

Кстати, теперь в Законе о бухучете прямо написано, что регистры можно вести в электронном виде, если заверять их электронно-цифровой подписью.

Хотя не исключено, что раньше вы вели Главную книгу или какую-нибудь ведомость по типовым формам, рекомендованным давным-давно Минфином России. Напомним, что перечень таких форм есть в приложении 2 к письму этого ведомства от 24 июля 1992 г. № 59.

Так вот, если вы решили и в 2013 году использовать по старинке типовые регистры, просто издайте с руководителем приказ. И в нем утвердите все необходимые вам формы. Либо опять же закрепите их в приложении к учетной политике на 2013 год.

Но прежде проверьте на всякий случай, чтобы во всех утверждаемых регистрах были обязательные реквизиты. Это еще одно изменение. О нем расскажем дальше.

Что из реквизитов обязательно должно быть в регистре



С этого года у бухгалтерских регистров, также как у первички, появились обязательные реквизиты. Их перечень есть в пункте 4 статьи 10 Федерального закона № 402-ФЗ. Чтобы вам не пришлось рыться в документах, все те данные, которые должны быть в любом регистре бухучета, мы перечислили на этой странице ниже.

Эти реквизиты обязательны для любого бухгалтерского регистра



1. Наименование регистра.

2. Наименование вашей компании.

3. Дата начала и окончания ведения регистра

и (или) период, за который он составлен.

4. Хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета.

5. Величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета

с указанием единицы измерения.

6. Наименование должностей работников, ответственных за ведение регистра.

А также их подписи с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

На самом деле все эти реквизиты наверняка и раньше содержались в ваших бухгалтерских регистрах. Просто не было таких строгих требований. И вы могли не следить за тем, чтобы, к примеру, ответственный за ведение документа работник обязательно поставил не только свою фамилию, но и инициалы, а также должность. Теперь же лучше сразу предусмотреть графы для этих данных в бланке.

Этим знаком обозначены реквизиты, которые обязательно должны быть в бухгалтерском регистре.

Выше мы разместили пример формы регистра по учету денежных средств, в которой есть все требуемые новым Законом о бухучете необходимые реквизиты.

По каким правилам сейчас исправлять регистры


Вы обнаружили ошибку в регистре. Что делать? Опять же все просто, если всю информацию из первички обобщает компьютерная программа. Тогда вы вобьете новые правильные данные в специальную форму, и они автоматически отразятся в итоге там, где надо.

Но вот если по какой-то причине вы ведете какую-нибудь ведомость или журнал учета на бумаге, то исправления в документ вносите по действующим сейчас правилам. Тем, что закреплены в пункте 8 статьи 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Ничего сложного нет. Просто зачеркните неверные данные и напишите правильные. При этом обязательно поставьте дату исправления.

И обратите внимание: заверить внесенные правки должны строго те сотрудники компании, которые отвечают за ведение бухгалтерского регистра. Должны быть их подписи и фамилии с инициалами.

В любом случае исправить ошибку в регистре бухучета лучше на основании бухгалтерской справки (образец такого документа смотрите выше). В этой справке напишите, почему пришлось корректировать старые записи в учете. Скажем, вы попросту неверно рассчитали налог и эту ошибочную сумму показали в регистрах. Приведите и проводку, которой исправили неточность.

Бухгалтерские регистры нужны для того, чтобы систематизировать информацию, которая содержится в первичных документах. Например, движение денег по счету 50 «Касса» целесообразно отражать в специальном регистре, из которого будет видно, на какие цели тратится наличка. Тогда на основании такого регистра можно будет сделать проводки в корреспонденции с кредитом счета 50


19.12.2013
Журнал «Упрощенка»

Формы регистров с 2013 года, так же как и бланки «первички», утверждает руководитель компании (п. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). И их тоже нужно оформить в качестве приложения к учетной политике. Создавая регистры самостоятельно, обратите внимание на наличие обязательных реквизитов. Они перечислены в пункте 4 статьи 10 Закона № 402-ФЗ, а мы привели их во врезке ниже. Если же вы применяете бланки из компьютерных программ, то они, как правило, составлены уже с соблюдением всех требований.

В целом, что касается бухгалтерских регистров, тут есть некая неопределенность: сколько их должно быть утверждено в учетной политике? Ведь минимальное число таких бланков нигде не обозначено.

Скажем сразу, вы вправе сами решить, сколько регистров вам вести. Но их должно быть достаточно, чтобы понять, откуда взялись суммы в каждой строчке бухгалтерской отчетности. Поэтому важно не только собрать информацию о фактах хозяйственной деятельности, активах, обязательствах и пр., но и систематизировать ее. И лучше, чтобы у вас были утверждены как минимум два регистра: один накопительный (например, журнал учета), а второй сводный (например, оборотно-сальдовая ведомость по счетам). Кроме того, малым предприятиям Минфин разрешает вместо привычных журналов-ордеров, оборотно-сальдовых ведомостей использовать упрощенные регистры бухучета (п. 4 информации Минфина России № ПЗ-3/2010).

Какие реквизиты являются обязательными для бухгалтерских регистров?

Ответ на этот вопрос содержится в статье 10 Закона № 402-ФЗ. Итак, обязательными реквизитами регистра бухучета являются:

  • наименование регистра;
  • наименование организации, составившей регистр;
  • даты начала и окончания ведения регистра или период, за который составлен регистр;
  • хронологическая или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
  • единица измерения объектов учета;
  • наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра, а также их подписи с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами.

Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:
1) наименование регистра;
2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;
3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Обратите внимание, что имеется разница между регистрами бухгалтерского и налогового учета.
Аналитические регистры налогового учета – это сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ, без распределения по счетам бухгалтерского учета. В регистрах должна систематизироваться и накапливаться информация из принятых к учету первичных документов и аналитические данные налогового учета для расчета налоговой базы (ст. 314 НК РФ).
Регистры налогового учета ведутся в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях.
Единой утвержденной формы регистров налогового учета не существует. Поэтому каждая организация разрабатывает их самостоятельно, исходя из выполняемых операций в своей предпринимательской деятельности, и утверждает в учетной политике для целей налогообложения прибыли.
Следует помнить, что Налоговый кодекс РФ устанавливает обязательные реквизиты, которые должны содержать налоговые регистры (абз. 13 ст. 313):
– наименование регистра;
– период (дата) составления;
– измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;
– наименования хозяйственных операций;
– подпись (расшифровка подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.
МНС России в свое время разработало Рекомендации “Система налогового учета, рекомендуемая МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации”, которые содержат формы регистров налогового учета. Данные регистры налогоплательщик может использовать в своей деятельности либо на их основе разработать свои.
Правильность отражения хозяйственных операций в налоговых регистрах обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. При хранении регистров необходимо обеспечить их защиту от несанкционированных исправлений.
Если в регистре обнаружена ошибка, то исправить ее можно, только обосновав внесение исправлений и подтвердив подписью ответственного лица. Кроме того, необходимо указать дату исправления (ст. 314 НК РФ).
Содержащаяся в документах (реквизитах) аналитического учета информация должна быть достаточной для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль и составления налоговой отчетности (декларации) в разрезе каждой хозяйственной операции (Письмо Минфина России от 01.08.2007 N 03-03-06/1/531) .
Учетные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию.
По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы. Первыми учетными регистрами можно назвать амбарные книги, которые вели купцы для учета своих товаров. С увеличением числа хозяйственных операций стали применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т. п. Позднее, для того чтобы разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета, например, инвентарные карточки для учета основных средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют собой учетные регистры большого формата, они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.
По способу ведения учета регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах операции записываются в последователь-ности,их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, например, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.
По содержанию регистры подразделяются на регистры синтетического, аналитического учета и комбинированные, в которых ведется одновременно синтетический и аналитический учет. К синтетическим регистрам относятся, например, журналы-ордера, к регистрам аналитического учета — платежные ведомости, лицевые счета работников и т.д.
Если в регистрах бухгалтерского учета содержится недостаточно информации для определения налоговой базы, организация вправе самостоятельно дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами, формируя тем самым регистры налогового учета, либо вести самостоятельные регистры налогового учета.
Система налогового учета устанавливается организацией самостоятельно исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, т.е. применяется последовательно от одного налогового периода к другому. Порядок ведения налогового учета устанавливается организацией в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя. Следует отметить: налоговые и иные органы не вправе устанавливать для организаций обязательные формы документов налогового учета.
Перечень и тип налоговых регистров определяются в первую очередь тем, какую информацию пользователь собирается в них фиксировать – всю имеющую отношение к налоговому учету или только ту, которая касается различий между бухгалтерским и налоговым учетом.
Исходя из различий между положениями бухгалтерского и налогового учета организациям, по нашему мнению, желательно вести следующие налоговые регистры:
– определения расходов по долговым обязательствам (ст. 269 НК РФ);
– неучитываемых доходов и расходов (ст. ст. 251 и 270 НК РФ);
– отражения нормируемых расходов, связанных с производством и реализацией (ст. ст. 255, 264 НК РФ);
– учета расходов по операциям уступки права требования (ст. 279 НК РФ);
– расходов по страхованию (ст. 263, п. 6 ст. 272 НК РФ);
– учета доходов и расходов при реализации амортизируемого имущества, находящегося на учете у налогоплательщика (ст. 268 НК РФ);
– расчета амортизационных отчислений по объектам основных средств, в том числе расчета амортизационной премии, если она применяется налогоплательщиком (ст. 258 НК РФ);
– учета расчетов с бюджетом налогоплательщика, имеющего обособленные подразделения (ст. 288 НК РФ);
– учета полученного убытка, переносимого на следующие периоды (ст. 283 НК РФ);
– расходов на приобретение права на земельные участки (ст. 264.1 НК РФ).
Налогоплательщикам, которые предусматривают формирование резервов, следует вести налоговые регистры расчета резервов. Напомним, что гл. 25 НК РФ позволяет налогоплательщикам формировать в том числе резервы:
– по сомнительным долгам (ст. 266 НК РФ);
– на ремонт основных средств (ст. 324 НК РФ);
– по предстоящим расходам на оплату отпусков, на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет (ст. 324.1 НК РФ);
– по гарантийному ремонту и гарантийному обслуживанию (ст. 267 НК РФ).
Малое предприятие, осуществляющее производство продукции (работ, услуг), может применять для учета финансово – хозяйственных операций следующие регистры бухгалтерского учета, формы которых приведены в приложениях к настоящим Типовым рекомендациям:
Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений – форма N В-1 ;
Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям, – форма N В-2 ;
Ведомость учета затрат на производство – форма N В-3 ;
Ведомость учета денежных средств и фондов – форма N В-4 ;
Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма N В-5 ;
Ведомость учета реализации – форма N В-6 (оплата);
Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма N В-6 (отгрузка) ;
Ведомость учета расчетов с поставщиками – форма N В-7 ;
Ведомость учета оплаты труда – форма N В-8 ;
Ведомость (шахматная) – форма N В-9 .
(Приказ Минфина РФ от 21.12.1998 N 64н “О Типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства”).

Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.
В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.
Обратите внимание, что в старом законе «О бухгалтерском учете» содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности было отнесено к коммерческой тайне. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны были хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
В соответствии с законодательством были предусмотрены следующие виды ответственности: дисциплинарная (замечание, выговор или увольнение), административная (наложение административного штрафа на граждан в размере от пятисот до одной тысячи рублей; на должностных лиц – от четырех тысяч до пяти тысяч рублей);уголовная (наказываются штрафом в размере до ста двадцати тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного года с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо лишением свободы на срок до трех лет).
Обратите также внимание на судебную практику в отношении привлечения компаний за неведение регистров бухгалтерского учета. Статьей 126 НК РФ предусмотрена ответственность за непредставление налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) документов в инспекцию в установленный срок. При этом в Налоговом кодексе РФ не разъяснено, можно ли привлечь к ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ, если затребованные документы отсутствуют у налогоплательщика в связи с тем, что они не составлялись. Однако суд может встать на сторону налогоплательщика. Например, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.11.2008 N А33-9732/07-Ф02-5626/08 по делу N А33-9732/07 суд признал неправомерным привлечение налогоплательщика к ответственности за непредставление карточек бухгалтерского счета по расчетам с контрагентами, оборотно-сальдовых ведомостей, анализа бухгалтерского счета. Составление этих документов носит рекомендательный характер, применяемые организациями счета и регистры бухгалтерского учета устанавливаются в учетной политике. Учетной политикой налогоплательщика в проверяемый период не предусматривалось ведение им регистров бухгалтерского учета, истребованных для проведения проверки.
На основании регистров бухгалтерского учета компания должна правильно определить налоговую базу. В случае правильного определения налоговой базы можно оспорить решение налогового органа.
В Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 13.09.2005 N А19-11256/04-33-Ф02-3897/05-С1 суд правомерно признал незаконным решение налогового органа о взыскании НДС, пеней и штрафа, поскольку налоговый орган не доказал нарушение заявителем порядка ведения книги продаж, несоответствие данных налоговой отчетности и бухгалтерского учета, а также неправомерно определил налоговую базу только на основании данных бухгалтерских регистров. Однако налоговый орган при проведении налоговой проверки свои выводы о занижении налогоплательщиком налога на добавленную стоимость, основанные на данных аналитического учета по счету 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”, не подтвердил первичными документами бухгалтерского учета. При таких обстоятельствах арбитражный суд правильно признал, что налоговый орган не доказал нарушение обществом порядка ведения книги продаж, несоответствие данных налоговой отчетности и бухгалтерского учета, а также неправомерно определил по результатам налоговой проверки налоговую базу только на основании данных бухгалтерских регистров без подтверждения заниженной суммы налога на добавленную стоимость первичными документами бухгалтерского учета.
Вместе с тем, существует различная судебная практика в отношении подтверждения с помощью регистров бухгалтерского учета обоснованности расходов.

Также суд может прийти к выводу о том, что регистры не подтверждают убыток. Например, в Постановлении ФАС Уральского округа от 28.10.2008 N Ф09-7830/08-С3 по делу N А76-4784/08 суд указал, что данные бухгалтерских регистров не являются первичными документами, подтверждающими размер понесенного налогоплательщиком убытка, регистры налогового учета обществом не представлены ни при проведении мероприятий налогового контроля, ни в ходе судебного разбирательства, следовательно, при определении налоговой базы по налогу на прибыль себестоимость товарно-материальных ценностей неправомерно включена обществом в сумму убытка.
При этом суды оценивают, для каких целей используется имущество, отраженное в регистрах бухгалтерского учета. Например, в Определении ВАС РФ от 25.06.2010 N ВАС-6529/10 по делу N А32-23603/2009-5/460 суд встал на сторону общества. Суд установил факт получения обществом недвижимого имущества по акту приемки-передачи от 27.12.2006, отражение его в регистрах бухгалтерского учета по счету 08 и внесение изменений в учредительные документы в части увеличения уставного капитала, придя к выводу, что указанное имущество используется в деятельности общества.
Также суд может оценить «типичность» расходов при соотнесении с регистрами бухучета.

В этой связи компаниям рекомендуется:
– устанавливать в локальном акте приказом руководителя регистры бухгалтерского и налогового учета;
– не учитывать регистры в качестве сведений, составляющих коммерческую тайну;
– включать в регистры обязательные реквизиты; если в регистрах бухгалтерского учета содержится недостаточно информации для определения налоговой базы, организация вправе самостоятельно дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами.

Форма первичного документа может быть как обязательной, утвержденной в законодательном порядке, так и разрабатываемой организациями самостоятельно, в индивидуальном порядке. При этом существует список реквизитов, которые всегда должны присутствовать в документах первичного порядка. Это позволяет установить унификацию и закрепить определенный порядок. В число обязательных реквизитов входят следующие пункты:

  • Название составляемого документа, также может использоваться наименование формы.
  • Дата, когда документ был составлен.
  • Название учреждения или компании, деятельность которой описывается в этом документе.
  • Описание факта хозяйственной жизни.
  • Величина измерения факта хозяйственной жизни с указанием используемых единиц измерения.
  • Указание должности тех, кто совершал сделку и несет за нее ответственность. Также могут указываться должности лиц, ответственных за оформление документации.
  • Подписи лиц, участвовавших в сделке, с указанием фамилий и инициалов или другие варианты оформления, необходимые для идентификации.

Все эти пункты должны обязательно указываться на бланках для составления первичных документов, вне зависимости от того, считается ли форма документа утвержденной законодательством или организация разрабатывала ее самостоятельно.

Бухгалтерские регистры и их реквизиты

Формы некоторых бухгалтерских регистров организация может разрабатывать самостоятельно, однако при этом необходимо соблюдать наличие ряда определенных реквизитов. Такой порядок необходим, чтобы унифицировать документы:

  • Название данного регистра.
  • Название организации.
  • Дата начала и окончания или период ведения регистра.
  • Группировка объектов, которые относятся к бухгалтерскому учету.
  • Величина денежного измерения этих объектов.
  • Указание должностей тех, кто несет ответственность за ведение регистра.
  • Подписи ответственных с указанием фамилий и инициалов или другим вариантом идентификации.

Перечень перечисленных реквизитов является обязательным, однако организация также может добавлять к ним дополнительные пункты по своему усмотрению, если это необходимо по каким-либо причинам. Использование дополнительных реквизитов может потребоваться для учета, в связи с какой-то особой спецификой организации или другими подобными обстоятельствами, требующими определенных подробностей при характеристике какой-либо хозяйственной операции.

Для форм бухгалтерской отчетности также существуют определенные реквизиты, установленные соответствующим указом. Кроме того, используемые для ведения документации бланки имеют свое назначение. Вся систематизация документов необходима для поддержания порядка в документообороте, а также унификации, которая облегчает взаимодействие между различными подразделениями и организациями.